説明書制作のスタート地点として「はじめて説明書をつくる」「社内で依頼されて未経験だけど担当になった」「まず何から手を付ければいいのかわからない」とのお声をよくお聞きします。
まずは「社内で取説を制作する場合」について、下記の3章構成でご紹介します。
【第1章】着手する前に確認しておきたい大事なこと
【第2章】どこから作ればいいの？
【第3章】ページ作りのポイント
まずは【第1章】からスタートします。
【第1章】着手する前に確認しておきたい大事なこと
step 1｜完成までのスケジュールを想定してみましょう
説明書づくりには意外に多くの人（部門）のチェックを受けなければいけないですよね。
急にチェックをお願いしてメンバーに嫌な顔をされる。
チェックをお願いしても期限までに戻ってこない…
このようなことがないようにあらかじめスケジュールを確保し、携わるメンバーで共有しておくことが
スムーズに推進するためには必要です。
完成品の違いによって確保しておかなければいけない期間がことなります。
完成品を印刷物とするならば、印刷期間・製本・輸送・検品などにかかる日数を算出してみましょう。
納品日から逆算していくと、校了（データ完成）日が明らかになります。
そのほかにも、データ制作過程では各部署のチェックや修正が必要になりますので、
何回実施する予定かあらかじめ決めておき十分な期間を確保しておきましょう。
■チェックポイント■
☑ 印刷物の場合 → 印刷期間・製本・輸送・検品
☑ 社内出力の場合 → 社内出力期間
☑ 電子マニュアルの場合 → サーバーなどへの登録期間
計画段階で日数が足りない場合は、分業や外注なども視野に入れて検討が必要です。
時間が足りなくなり見積もりもそこそこに特急料金でなんとか間に合わせる。
なんてことにれば制作費はどんどん上がります。
計画的に推進できれば無用なコストアップを避けられます。
step 2｜説明書の役割を確認しておきましょう
「だれが？」「どんなときに？」読むシチュエーションを絞り込んでみましょう。
これによって記載内容の難易度やボリューム、掲載順序などが定まりやすくなります。
■チェックポイント■
☑ だれに向けた説明書？
☑ どんなときに読んでほしい？
step 3｜社内のルールを確認しておきましょう
意外と多いのが、校了間際になっての変更です。
（内容確認のため社内回覧した際に、初めてルールを指摘されたなど）
着手する前に把握しておけば、作業もスムーズに進みますが
完成に近づいてからの差し戻しは、大きな進捗遅れにつながります。
■チェックポイント■
☑ ロゴの使いかたは？
☑ 説明書・文字のサイズは？
☑ 使用可能な色は？
step 4｜統一用語を確認しておきましょう
社内で統一用語集がない。という場合は、説明書単位で作ってみましょう。
担当者による文章のゆらぎ防止にも役立ちますし、ルールがあればチェックも楽になります。
社内ではおなじみの名称も一般的に理解してもらえる名称かどうかあらためて検討してみるのも重要です。
■チェックポイント■
☑ 部品のなまえ
☑ 口調（取り付けます、取り付ける など）
☑ 漢字・ひらがな・カタカナ
☑ 単位（ミリ、mm、箇所、カ所 など）
step 5｜使いたいフォントの利用規約を確認しておきましょう
フォントとはコンピューター用の文字の形のことです。
文字の形によって紙面のイメージが大きく変わります。
色々な種類のフォントを多用すると、まとまりのない紙面になってしまいますので「太・中・細」の3種類がそろっているようなフォントを選ぶとメリハリがつけやすく、まとまりのある紙面デザインができます。
フォントごとに利用条件が異なりますので利用可能かご確認の上、使用しましょう。
■チェックポイント■
☑ フォントの利用は可能か
最適なフォントは？文字サイズは？
様々なフォントをミックスして使用するより、1つのフォントで太さの幅がたくさんあるようなものを使うと紙面が綺麗にまとまります。
弊社で制作する取説は最小でも8ポイントを心がけています。
次回【第2章】どこから作ればいいの？ へ続きます。